Capítulo III - Las herramientas de gestión para los eventos

 Las herramientas de gestión para 

Los eventos

Existe un gran abanico de herramientas que cumplen distintas funcionalidades y hacen más fácil la vida al organizador de eventos. La innovación tecnológica juega un papel muy importante en el desarrollo de estas herramientas cada vez más novedosas.

• Herramientas para la comunicación y promoción

La importancia de la fase “Promoción del Evento”

 Si tiene en mente la realización de un evento empresarial y decide llevarlo a cabo, son fundamentales ciertas pautas para que este marketing de eventos resulte una inversión rentable a corto – medio plazo. Una de ellas son las claves para promocionar un evento.

Estas actividades, son una forma realmente efectiva de que tanto el empresario/a como su empresa y sus servicios lleguen a un público objetivo de una forma absolutamente directa además de ingeniosa y entretenida. En estos casos la función de la imagen y el recuerdo juega un papel primordial, ya que será lo que determine que esos posibles asistentes y contactos que han acudido a su evento lleguen a convertirse en clientes potenciales.

 

La promoción del evento determinará su éxito

 Existen ciertos elementos que son fundamentales para que la promoción del evento tenga una mínima repercusión, ayudando así a que sea exitoso y a que los asistentes lleguen a convertirse en verdaderos clientes potenciales de la empresa.

 El primer paso es la creación de una página web. Si ya la tiene, deberá incluir en ella un apartado exclusivo para el evento. Es recomendable plasmar determinada información acerca de la actividad, de forma que el usuario pueda encontrar aquello que necesita saber.

 A través de esta herramienta, el interesado podrá conocer de qué trata el evento y decidir si acude o no; incluso usted puede utilizar esta información para animar a la asistencia, ayudando a través de la promoción del evento empresarial a que posibles clientes potenciales terminen acudiendo definitivamente.

 

En este sitio web, deben aparecer al menos los siguientes componentes:

• La agenda.
• El lugar donde va a celebrarse.
• Los ponentes e invitados que acudirán al evento.
• La forma de inscribirse.

 

Todo detalle que se facilite respecto al evento, permitirá crear interés y expectativas a los asistentes potenciales.

Dar a conocer el contexto, la temática y los ponentes de la jornada derivará en que aquellos que consulten el sitio web consideren si puede o no ser interesante para ellos.

Por tanto, el primer objetivo consiste en crear interés tanto a través de la web como de las redes sociales y conseguir que clientes potenciales tengan constancia de la actividad.

 

Cómo promocionar eventos empresariales

 

Mailing:

Es aconsejable el envío de un mailing a la base de contactos que posea, tanto a los suscriptores de su página web como a los que ya son clientes potenciales de su empresa. Esta es una forma realmente eficaz de fomentar las relaciones, ya que le está otorgando una información exclusiva. También resulta rentable debido a que la información llega a un numeroso público a través de una herramienta de promoción de eventos gratis.

 

Plataformas para la promoción del evento:

Además del sitio web y su base de datos, deberá utilizar otras herramientas que le ayuden a alcanzar un público objetivo, aquel para el que su empresa aún es desconocida. Es una forma de llegar a posibles clientes potenciales, difundiendo no solo su marca sino también el evento que se organiza.

 

Es el caso de plataformas que se dedican a la promoción de eventos, como puede ser Eventbrite, en el que la promoción de los eventos es gratuita mientras la actividad no tenga ningún coste – en caso de que el evento suponga cierto gasto para los asistentes, el coste que Eventbrite establece no es excesivamente alto -. El uso de esta página es intuitivo y sencillo, a través del cual dispones de numerosas herramientas que le ayudarán a lograr la máxima difusión posible.

 

Campañas de pago:

La opción de campañas de pago suele ser realmente útil ya que puede llegar a un público concreto y con ello a clientes potenciales, debido a la segmentación que permiten hacer. Las herramientas de este tipo pueden ser:

• Google AdWords. Herramienta de venta para cualquier búsqueda. Permite una exactitud pasmosa, debido a que siempre responde a una búsqueda que se encuentra absolutamente relacionada con lo que el interesado quiere encontrar. Es aconsejable para un público más objetivo y específico.
• Facebook Ads.  Aunque el rango al que llega Facebook es menor, también supone menor coste. La segmentación se realiza por los intereses de los usuarios. Es aconsejable para públicos más amplios.
• Linkedin Ads. Es efectivo para localizar a personas relacionadas con el sector que necesite para su evento.

 

Notas de prensa:

Algo que siempre es efectivo, aunque su uso sea de los más tradicionales, es una concisa pero explicativa nota de prensa dirigida a los medios que más le interese y si supone cierta relevancia, no tardarán en hacerse eco. De esta forma el alcance sigue siendo amplio y especializado además de ser una forma de promocionar eventos de manera gratuita. Lo ideal es que mantenga la relación constante con medios de su sector y que estén dispuestos a la difusión y promoción del evento.

 

Redes sociales:

Por supuesto, en ningún momento puede olvidarse durante el proceso de promoción del evento, el uso de las redes sociales y el poder que éstas tienen para conseguir hacer viral determinadas noticias. Puede crear un evento y motivar a la asistencia de todas las formas que se le ocurra, como puede ser desde el sorteo de un producto o servicio de la empresa hasta el sorteo de entradas para el evento en sí mismo.

 

A través de los ponentes: 

También es posible llegar a una numerosa masa social mediante los ponentes. ¿Cómo? Muy sencillo. Seguramente a ellos debido a su prestigio social y profesional, les interesa que la asistencia al evento sea destacable a la vez que suelen tener cierta repercusión entre aquellos que les siguen. Así pues, seguramente estarán encantados de promocionar la actividad de la que son protagonistas mediante sus blogs y redes sociales.

Estas dos últimas herramientas también son una forma de promocionar eventos gratis, sin que suponga ningún coste.

 

Promoción del evento a través de Facebook

 

Esta red social ofrece numerosas opciones para que la promoción del evento sea lo más eficaz posible.

Aparecen las estadísticas de los eventos: número de personas que han visto un enlace a la página del evento en Facebook, los que han visto el evento y aquellos que han interactuado con el evento – han confirmado su asistencia, quizás asistan o lo han guardado -. Por lo tanto, tendrá la posibilidad de conocer a cuántos usuarios está llegando y la aceptación que está teniendo.

 

Pasos a seguir en la promoción del evento en Facebook:

• Invitados al evento. El círculo de personas que invite al evento debe ser correcto ya que no debe olvidar que entre sus objetivos se encuentra la consecución de clientes potenciales. Lo ideal sería incluir un mensaje personal, en cada una de las invitaciones que realice a la página del evento.

• Publicación de eventos con cautela. Se recomienda que haya un espacio de tiempo entre eventos. La publicación de éstos de forma continua es inapropiada porque producirá una reducción de interés considerable en los eventos que publique posteriormente. Lo ideal es publicar un evento cada dos semanas como máximo.

• Título llamativo. Debe crear un título que incite al interés tanto de los invitados como a aquellos que indirectamente reciban esta publicación. Es lo que determinará que los invitados confirmen asistencia y no quieran perderse el evento.

• La foto debe ser igualmente atractiva. Que atraiga la atención y tenga relación con el evento, tentando nuevamente al usuario a hacer clic.

• URL sencilla. La url también debe ser corta y fácil de recordar.

• Comparta contenido e interactúe. Una vez que complete la página del evento, el contenido de calidad deberá existir de forma constante, siendo un anticipo de lo que tratará el evento. Publique artículos de interés, enlaces a vídeos, fotografías, etc.

• Difusión de la página de evento. Esta página de evento debe ser difundida a través de otras redes sociales como LinkedIn o Twitter, en las que compartir la url del evento es más que beneficioso ya que las posibilidades de alcance y asistencia siguen aumentando.

• Envíe mensajes a los invitados. De forma privada, en los que recuerdes que la inscripción para la asistencia del evento se hace efectiva a través de la web y no únicamente confirmando a través de Facebook.

• Agradezca públicamente. Si tiene tiempo y puede hacerlo, es muy recomendable agradecer en su muro a cada una de las personas que confirmen asistencia.

 

• Herramientas para el control y seguimiento

Lista de chequeo

Las cuales son listas de chequeo de cumplimientos para no olvidar nada importante durante el evento las cuales serán ajustadas a cada una de las áreas y tiempos del evento en desarrollo.

Diagrama de GANT 

Este diagrama nos permitirá darnos cuenta sobre el cumplimiento de fechas establecidas para cada uno de los puntos y desarrollo del proyecto que estemos desarrollando.

Encuestas de satisfacción y PQRS: estas nos servirán para determinar el desarrollo del post evento realizando de esta maneta planes de mejora que nos permitan satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

• Otras herramienta

• A continuación, dos opciones interesantes para captar a los asistentes por email:

  • Marketo: Marketo es un operador preponderante en el mundo del marketing por email. Lo destacado de Marketo es la posibilidad que ofrece de detectar las conductas de cierto público específico y orientar las campañas en ese sentido. Si el evento en el que trabajas está dirigido a los clientes potenciales con quienes quieres vincularte y a estimularlos para que pasen luego a la etapa de ventas, entonces, Marketo es lo ideal.
  • Iterable: Iterable es una excelente herramienta para marketing por email con la que puedes llegar a muchísimas personas que ya se encuentran usando tus productos. Si estás planificando un evento para clientes, Iterable puede ser la herramienta que necesitas.